在前期，京西科幻會展團隊與主辦單位密切溝通，深挖客戶需求，各項模塊工作配備專業的項目經理提供需求對接服務，在展位規劃、紅線規劃、出入口規劃、餐飲、會議接待等方面，積極協助主辦單位做好各項籌備工作。及時對展會項目細節進行匯總梳理，並根據要求動態優化完善方案，針對展會時間、場地協調、施工協調、進撤場搭建等進行斟酌推敲和反覆調整，努力為展會提供最佳方案。
    京西科幻會展團隊按照節點協助主辦單位向公安進行活動報備，還在展會前期組織各方召開項目協調會。展會進場期、正展期以及展後，團隊在公共衛生、展位搭建及撤展施工、展品物流運輸等方面不斷進行細化，切實明確職責，展現了專業標準。
    在了解到主辦方有餐飲區域規劃但實際餐飲招商有一定局限性時，京西科幻會展團隊主動協助主辦單位制定展會餐飲規劃方案，遴選餐飲商戶入駐，積極推進餐飲服務籌備工作有序開展，最終如期完成餐飲招商、遴選、商戶佈置等任務，為廣大參會者帶來了豐富、優質、便捷的用餐體驗。會務服務方面，京西科幻會展團隊為展會主辦方安排了專業的會議服務人員，堅持高端活動接待服務標準，切實做好每一場會議服務的保障，獲得了主辦方的認可與信賴。